在科技与社会飞速发展的今天，人们在日常生活和工作中接触的信息量越来越大，因此人们之间的信息交流和沟通也就变得越来越频繁，越来越重要。商务谈判、产品演示、会见来宾、政令下达等等都是人与人之间的信息传递，要更好的达到目的就需要用我们一贯使用的手段：开会

  传统会议模式的不足：

  1、会议的效率低下，如果举办一次会议，就会有非常多的问题需要考虑，会议工作者需要提前准备很多的工作。如桌牌，会议的资料。选票等等，这些工作当中还要考虑到会议安全问题，不能让会议的机密泄漏，这些工作都不是一个工作人员能够忙的过来，人数过多的话就会使得会议的成本过高。

  2、会议人员会觉得纸质材料的使用，很多的会议内容，需要很大的精力和时间去找到自己所需要的资料，而且需要很认真去查资料，否则一不注意就会错过重点内容，会议的过程也是很枯燥，在会议上面多采用投影的形式，会造成会议人员的精力不集中，导致会议效率的低下。

  3、随机应变的能力不足：在会议当中如果有新的人员要参与会议，工作人员不能快速且及时的制作纸质的桌牌，资料内容的更新也是需要等待很长时间。

  4、会议的表现内容单一：在会议上面主要是采用纸质的资料，很难做到内容和图片的相结合，不能做到图文并茂，不具有吸引力。

  5、一些会议设备很复杂，会议当中都是存在一些新的设备，如：投影仪、音响系统、影碟机。但这些设备使用和维修的过程是很复杂的，不是一下子就能学会的。

  6、浪费资源：在会议中纸张的需求量是很高的，这些都是使用树木来制造，使用大量的纸张，造成了环境的破坏，这些都是需要考虑的。

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  多媒体会议系统的优势：

  会议系统，有了中控系统的加入，在一定程度上减少了管理和运作系统对人数的要求，同时也减轻了管理人员的工作强度及难度。配置一套中控系统后，可使用中控系统通过设备串口的方式、对参与会议的人员的安卓、IOS系统平板电脑进行远程控制，使用者也可以通过无线触摸屏，简单地控制调音设备、显示设备切换、灯光开关、投影幕的升降，内置数字管理中心的控制程序；会议室声像与灯光系统的集中控制系统配置灵活，具备良好扩展性能，可实现对大屏投影显示系统、多媒体设备播放、矩阵信号切换系统、音量控制、电动幕等周边设备进行全面、自动化、智能化控制。